RSAO

RSAO : Relevés Systématiques Assistés par Ordinateur

Préambule

Ce texte concerne les relevés systématiques aussi nommés dépouillements. Il s'agit de relever tous les actes de tous les registres d'une paroisse ou d'une commune, d'en établir des listes alphabétiques, dans le but principal de faciliter la recherche d'un acte particulier.
Un but connexe est de préserver le patrimoine en évitant de feuilleter d'une manière abusive les registres authentiques. Un « noyau incompressible » de renseignements à enregistrer a été défini. Le sujet de cette page ne concerne pas les relevés d'une généalogie personnelle (voir la comparaison).

Droits d'auteur :

contrairement à la tradition, où les auteurs menacent de toutes les foudres de la création, quiconque oserait reproduire leur géniale prose, le présent document est libre de tout droit. Plus il sera copié et diffusé, plus l'auteur en sera heureux.

Entreprenons des relevés systématiques

Parfois un généalogiste amateur se donne pour mission d'effectuer un relevé systématique d'un registre ancien.

Les buts sont de faciliter les recherches des actes par l'établissement de listes alphabétiques et de préserver un patrimoine historique en évitant la trop fréquente manipulation des registres.

Ces relevés sont entrepris souvent à l'occasion de recherches personnelles, et tant qu'à consulter en détail un registre, le généalogiste amateur se fixe le but d'effectuer le relevé complet de la commune. Il se jette dans le travail avec beaucoup de bonne volonté mais avec souvent peu d'ordre ou de méthode. Après un temps, il se trouve devant des difficultés « qui va m'aider à lire un nom ancien impossible à déchiffrer, qui va saisir sur un ordinateur, qui va me relire pour les corrections, qui va faire les photocopies et la reliure  ?»

Beaucoup conduisent le travail jusqu'à l'édition finale. Malheureusement le résultat est souvent loin d'être à la hauteur de l'énergie dépensée à cause des nombreuses erreurs résiduelles, des tables partielles, de présentation peu claire, d'impression de mauvaise qualité, d'abréviations non explicites, etc

On entends parfois

"J'ai relevé manuscritement x milliers de fiches, à «eux» de les transcrire sur ordinateur" ou "J'ai tout saisi sur ordinateur, à «eux» d'effectuer le contrôle" "Ce ne sont pas quelques erreurs ou inexactitudes de temps en temps qui ôtent l'intérêt de mon travail ". Or 1% d'erreurs représente presqu'une erreur par page et sur un relevé de 20 ou 30 pages, une vingtaine d'erreurs. Un tel relevé est nuisible et dangereux: il peut bloquer définitivement dans une recherche quelqu'un qui aurait fait confiance à ce relevé. Pour réaliser un relevé de qualité, il faut un grand nombre de compétences.

Le travail d'équipe est le meilleur moyen pour aboutir à un travail irréprochable. C'est l'occasion de mettre en pratique l'entraide associative. Il faut préparer et organiser les taches avec les différents intervenants avant de commencer car il est désagréable d'être appelé au secours, en urgence, quand on a déjà d'autres activités. L'équipe comprendra par exemple : l'initiateur du projet, une personne pour la saisie, un "paléographe", un "informaticien", deux personnes pour le contrôle. Les phases :

Recherche des sources

Rechercher tous les registres concernant la paroisse envisagée  : ceux-ci peuvent se trouver en différents endroits : archives départementales (série communale, série du greffe), mairie, archives paroissiales, archives diocésaines, etc...
Il faut alors identifier les trous dans les dates, et vérifier si 2 sources ne sont pas complémentaires.
En outre 2 sources se recouvrant permettent de lever des difficultés en cas de doute.

Saisie 

Travail d'équipe : plus rapide et plus agréable d'avoir une personne pour la lecture et une autre sur le clavier.

• Édition : L'informaticien imprimera une liste des relevés.
• Contrôle & correction : Les « contrôleurs  » relisent la liste par rapport aux registres originaux et non par rapport aux fiches manuscrites qui peuvent comporter autant d'erreurs que la saisie elle-même. Saisie des corrections dans les liste.

Impression et édition finale

• - Introduction : date, auteurs, commune, paroisse, cote des registres, dates extrêmes, logiciel, abréviations, difficultés rencontrées, page de garde.
• - Photocopie : environ 10 exemplaires : auteurs, association, mairie, archives départementales, union régionale, bibliothèque nationale,

... Prévoir un accord avec un organisme pour les photocopies (Mairie concernée, ...).

• - Reliure : recommander la reliure par barrettes plastiques à multiples trous rectangulaires, qui permet d'ouvrir le document à plat . Proscrire le collage sur la tranche, ou la barrette plastique enserrant la marge.

Conception des relevés systématiques

Le problème est lire la totalité des actes d'un registre (baptêmes, décès, mariages, notaires, insinuations, etc... ) et en établir des listes sans aucune erreur, dans l'ordre alphabétique.

Les relevés systématiques ne peuvent servir directement à faire sa généalogie. Il est donc inutile de les alourdir par des informations superfétatoires. On peut cependant concilier les relevés systématiques avec un but particulier, et ajouter des informations dans des rubriques additionnelles séparées, qui ne feront pas partie ensuite des éditions standard, mais que l'on pourra éditer pour ses besoins propres.

But des relevés systématiques:

• Localisation des actes authentiques et impression alphabétique de tables
  • Recherches informatisées multi-critères via CD-ROM ou Internet (ex : enfants d'un couple par sélection père & mère).
• Etudes familiales, démographiques, sociologiques, onomastiques, etc...

Informatique et logiciel :

voir page logiciels pour dépouiller

Pour utiliser un ordinateur à un niveau élémentaire (mettre en route, enregistrer des actes et y faire des corrections) prévoir 4 ou 5 séances d'entraînement de 2 h chacune. Il est indispensable d'avoir à proximité un passionné d'informatique.

Formats d'impression

L'édition sur papier est le résultat final. Choisir le format A4 (21x29,7) car il peut être classé dans tous les bureaux et étagères.

Longueur des informations

Il est nécessaire d'étudier d'une manière rigoureusement détaillée comment on voudra présenter les listes ou états, si l'on veut que toutes les informations d'un acte tiennent sur une seule ligne ou sur 2 ou 3 ; on s'aperçoit alors qu'on est obligé de limiter la longueur de chaque information . Il faut le faire au moment de la saisie des informations, sinon quand on imprime une liste, le logiciel pourrait couper d'office chaque rubrique à une longueur donnée, et faire par exemple disparaître un prénom qu'on aurait voulu conserver. Il faut expérimenter pour avoir une présentation claire. Cette limitation des longueurs n'est pas une contrainte informatique, mais une contrainte de présentation des listes imprimées.

Fiche-type de saisie : terminologie

Cette fiche-type admet de multiples appellations, toutes équivalentes  : grille de saisie, formulaire de saisie, format d'entrée, saisie d'un acte, enregistrement d'un acte, entrée des informations, canevas de saisie etc.....

Codification

La saisie des informations doit se faire dans des rubriques écrites en clair et être elles- mêmes transcrites en clair. Toute codification est source de complexité pour l'homme et il en résulte une augmentation des erreurs. Les abréviations standard sont acceptées : ° naissance, + décès et X mariage Il est possible d'utiliser d'autres abréviations, à condition de les expliquer dans une notice jointe. Préférer les abréviations mnémoniques (p.ex. ND pour paroisse Notre-Dame) et les limiter.

Organisation du travail

• • Conseil : travailler par équipe de 2 en enregistrant directement dans l'ordinateur (sans transcription manuelle intermédiaire).
  • Une personne lit le registre et l'autre saisie. A la fin de chaque séance, faire une sauvegarde.
  • En aucun cas plusieurs équipes ne doivent travailler sur les mêmes relevés car risques d'erreurs : doublons, manques, fichiers non cohérents, etc ...

Traitement informatique

• • Ne jamais travailler sur les disquettes ayant servi aux relevés. Faire immédiatement une copie des fichiers sur un autre support pour archiver.
  • Imprimer les listes-épreuves dans l'ordre de la saisie, pour les contrôles.
  • Regrouper et fusionner en un fichier unique les relevés qui ont pu être faits par différentes personnes ou époques, en séparant les baptêmes des décès .
  • La présentation décennale des listes n'a aucune justification pour l'ancien régime. Les dates de début et de fin d'une liste dépendent essentiellement de celles des registres. Pour simplifier la consultation on pourra regrouper la totalité des relevés pour un petit village.
  • De même pour une commune ayant plusieurs paroisses, on fusionnera les relevés de toutes les paroisses en une liste unique, après avoir eu soin de mentionner la paroisse dans la fiche de saisie. Éventuellement on pourra éditer en plus une liste par paroisse si cela paraît nécessaire.
  • Pour les baptêmes et les décès, faire un tri alphabétique (norme AFNOR, référence NF Z 44-001) sur 3 niveaux : patronyme, prénom et date.

Impression

• • Il n'est pas nécessaire d'imprimer la totalité des rubriques que l'on a enregistrées; pour la diffusion, on imprime les seules rubriques fondamentales explicitées dans la suite du document ; pour une utilisation personnelle, on est évidemment totalement libre.
  • L'objectif est d'imprimer toutes les rubriques fondamentales, sans tronquer aucune information saisie. (si des informations sont tronquées, ce n'était pas la peine de les saisir !!).
  • L'impression des mariages pose un problème assez complexe : la totalité des informations incompressibles (c'est-à-dire avec les 2 parents des époux) ne tient pas sur une seule ligne. Il faut donc trouver un mode de représentation sur plusieurs lignes, et qui minimise les renvois d'une table à l'autre. L'impression en colonnes ne donne généralement pas des résultats satisfaisants.

Ceci n'est d'ailleurs pas lié à l'informatique : on peut essayer à la main diverses présentations alliant concision et clarté en mettant en liste une dizaine de mariages, et en voyant ensuite si le logiciel utilisé permet cette présentation. Après de nombreux essais, nous nous sommes arrêtés à une présentation avec 2 tables, l'une avec les informations concaténées sur 2-3 lignes, l'autre en tableau sur une ligne ( voir exemples en annexe ). La 1ère table, sur 2-3 lignes, est alphabétique par les maris et comporte la totalité des informations; l'autre est sur une seule ligne, alphabétique par les femmes avec un nombre limité d'informations.

Il ne faut surtout pas effectuer des centaines de relevés sans avoir fait des essais d'impression. Dès qu'on a fait quelques dizaines de relevés, il faut les imprimer pour voir effectivement comment se présenteront les listes définitives et quelles sont les nécessités d'abréviations; il est tout à fait normal de faire de nombreux essais avant d'obtenir la version finale. Vérifier le changement de page avant de lancer l'impression définitive.

Pour imprimer un document rassemblant les naissances, mariages, décès d'une commune, avec une introduction, on peut être amené à imprimer un document rédactionnel, puis faire 3 ou 4 impressions indépendantes pour chaque chapitre; et finalement rassembler manuellement le tout pour en faire une brochure complète. Tout ceci est extrêmement mal commode. Aussi nous avons mis au point un système de transfert et de fusion de tous les textes et listes en un seul document sous un logiciel de traitement de texte du commerce tel que Word. Ceci a 2 gros avantages : la mise en page est totalement souple, et n'impose aucune contrainte (en particulier de longueur de ligne). Le document forme un tout, et peut être transmis et ré-imprimé sans aucune manipulation. (L'auteur a en préparation un article assez technique sur cette question).

Contrôles

• • La chasse aux erreurs : de lecture, de frappe, de manipulation, etc.
  • Les logiciels ne permettent pas de détecter les erreurs de vraisemblance durant l'enregistrement. Un contrôle est possible lors du traitement informatique. Il faut faire preuve d'imagination. Il y a peu de contrôles systématiques (dates comprises entre les limites du registre, dates avec format xx-xx-xxxx, identité entre le nom du père et des enfants).
  • Après ces contrôles informatiques, on imprimera une liste-épreuve dans l'ordre des registres pour une relecture comparative totale par équipe de deux des registres originaux et des listes. Il est préférable de faire cette relecture par deux personnes différentes. Puis corrections des erreurs.
  • Exemple : sur 12 000 actes enregistrés, il a été détecté 5 à 6 % d'erreurs mineures (e non accentué, minuscule au lieu de majuscule, cadrage incorrect, etc) et 1 à 2 % d'erreurs majeures qui auraient définitivement empêché de retrouver un personnage (date ou patronyme ou omissions).

Le relevé définitif

• • Après les contrôles, les listes définitives sont imprimées.
  • Le relevé contient une page de couverture (commune et code INSEE, département, type de relevés, dates extrêmes), une introduction (auteurs du relevés, date du travail, collection à partir de laquelle ont été faits les relevés et référence des registres, particularités des conventions adoptées et explications des abréviations, difficultés de lecture et actes manquants).
  • La page de couverture doit être en papier fort ou en plastique pour avoir une résistance correcte car ces listes sont souvent manipulées.
  • Du point de vue reliure un système à anneaux plastiques multiples et rectangulaires semble la meilleure solution tout en restant peu onéreuse.

Saisie des actes

Introduction

But fondamental d'un relevé systématique : créer des tables alphabétiques permettant de retrouver avec le minimum d'ambigüité un acte recherché.

Les documents édités dans ce but ne comporteront donc que les éléments nécessaires à cette recherche. Toute information superflue, ne participant pas à cette recherche ne devra pas être imprimée sur les tables. En fait on veut créer l'équivalent des tables décennales actuelles. Celles-ci ne comportent que le nom et les prénoms des individus, avec la date de l'acte. C'est assez sommaire, mais déjà d'une utilité considérable. Reconnaissons que quelques renseignements complémentaires permettent de trouver l'acte cherché avec beaucoup plus de certitude; cette meilleure identification de l'acte évite par la même occasion de feuilleter longuement un registre.

Les renseignements tels que : profession, témoins, nom du curé etc... n'ajoutent aucune précision, ne font qu'encombrer les listes, perdre du temps à la saisie et au contrôle. Cependant, si un «  releveur » souhaite pour des raisons personnelles (étude sur une caractéristique donnée, généalogie familiale, ou autre ... ) enregistrer un grand nombre de renseignements, qu'il le fasse, mais au moment de l'édition, on n'imprimera que les rubriques « normalisées  ».

Règles générales

Inscrire tous les renseignements tels qu'ils sont écrits sur l'acte, sans aucune interprétation (même s'il y a une faute évidente).

• Si on constate une faute évidente on recopie la faute et on la mentionnera dans les remarques.
• Si une information n'est pas mentionnée dans un acte, il ne faut rien enregistrer à la place et laisser la rubrique correspondante en blanc. (en particulier il ne faut pas mettre de ? ou de commentaire tel que "n'existe pas", "inconnu" ou autre).
• Le ? après une information signifie qu'elle est douteuse, mais ne signifie pas absence d'information. Si l'acte mentionne "père inconnu", mettre le mot (inconnu) dans la rubrique "père".
• Si un nom est illisible, il faut remplacer ce nom par ... (3 points) dans la rubrique correspondante. Ceci signifie qu'une information existe et qu'on n'a pas pu la déchiffrer; une autre personne sera peut-être capable ultérieurement de la lire. Autre option : inscrire : (illisible).

Enregistrement :

1 seule fiche de saisie (enregistrement) par acte ( ne pas séparer les 2 partenaires d'un mariage en 2 enregistrements ) et 1 seul acte par fiche de saisie (enregistrement).

Ne pas mettre naissance et décès d'un individu sur le même enregistrement. Si la naissance et le décès figurent sur le même acte (mort-né ou obiit), saisir une fiche pour la naissance et une autre fiche pour le décès . Si obiit ne précise pas de date, mettre celle de l'acte de naissance.

Rubriques ( = champs) :

• - une seule nature d'information par rubrique
• - séparer NOM & prénoms (imposé pour recherche informatique) jamais NOM & prénoms dans la même rubrique

Patronyme

prévoir impérativement une rubrique pour le patronyme du père: c'est la seule manière de traiter les cas particuliers ( absence de patronyme, utilisation du patronyme de la mère, inconnu, etc... ).

C'est également la seule manière d'étudier les évolutions de graphie, ou de faire des recherches automatiques par famille. Le logiciel doit prévoir une recopie automatique du nom concerné, avec possibilité de modification. (autre option : mettre le signe = dans la rubrique patronyme du père; l'informaticien de service remplacera ensuite automatiquement ces = par le nom considéré). L'idéal est de ne jamais abréger un patronyme. Si un patronyme est très long, il faut couper brutalement les dernières lettres sans chercher une abréviation plus euphonique mais qui pourrait conduire à des interprétations délicates. Le nom complet sera alors mentionné dans les remarques. Si le même patronyme est manifestement orthographié de plusieurs manières différentes dans des actes successifs, on peut alors l'enregistrer 2 fois pour chaque acte : une fois sous la forme authentique et une 2ème fois dans une rubrique supplémentaire que l'on aura intitulée "nom équivalent"; ceci doit alors être explicité dans la notice d'accompagnement. Cette rubrique "nom équivalent" fait partie de la grille de saisie que l'on aura définie. Certains patronymes sont suivis de qualificatifs tels que : "le jeune", "l'aîné", "cadet", "dit XYZ", etc...; l'enregistrement de ces qualificatifs se fera à la suite du prénom, tant qu'ils tiennent dans l'espace alloué; sinon il vaut mieux les rejeter dans la rubrique "remarques".

Actes de mariage

Acte

(1) type d'acte (voir codification de "Acte') Si l'on n'enregistre que des mariages, l'informaticien de service pourra introduire automatiquement la lettre M .

NOM du Mari

( 20 ) la manie contemporaine est d'écrire le patronyme en majuscules; cette manie est récente et ne se retrouve pratiquement jamais dans les actes authentiques; il en résulte une perte d'information par suppression des accents. D'un autre côté, il faut reconnaître que si le patronyme est identique à un prénom, il y a risque de confusion. Aussi le patronyme sera effectivement écrit en majuscule : Pierre BERNARD est différent de PIERRE Bernard . Si le logiciel utilisé est assez nul pour ne pas avoir d'accent sur les majuscules, il faudra écrire les e accentués du patronyme en minuscule afin de conserver la prononciation authentique : on écrira : ANDRÉ sinon ANDRé; on écrira PAGÈS ou sinon PAGèS . De même on écrira le patronyme FRANÇOIS, à la rigueur FRANçOIS si votre machine ne comporte pas ce magnifique Ç ; (ne jamais écrire un horrible FRANCOIS)

Prénoms du mari

( 25 ) : Enregistrer tous les prénoms; ceci est impératif car on ne sait jamais quel est le prénom usuel, lequel n'est pas forcément le premier; sinon un acte différent pourrait mentionner un prénom qui aurait été omis, d'où un risque de blocage complet lors d'une recherche ultérieure . Ne jamais mettre de trait d'union entre 2 prénoms, car on ignore totalement si Marie Anne se faisait appeler Marie ou Anne ou Marie-Anne, voire Marianne; même pour Jean Baptiste, il vaut mieux ne pas mettre de trait d'union car on a vu un Jean Baptiste qui s'est fait appeler ensuite uniquement Baptiste . En outre les traits d'union conduisent à des aberrations dans les tris informatiques. S'il y a trop de prénoms, on est malheureusement obligé de les abréger: la règle de couper les dernières lettres est probablement la plus simple et la plus rigoureuse; soit à abréger le prénom Françoise en 4 lettres : "Fran" respecte le tri dans l'ordre alphabétique au moins sur les 4 premières lettres; une recherche par ordinateur sur ces 4 lettres sortira tous les France Francis François Françoise Francette et l'on trouvera forcément le nom cherché parmi d'autres; l'abréviation "Frse" ne respecte pas l'ordre alphabétique et l'on est incapable de spécifier une recherche automatique, si l'on n'est pas sûr de l'abréviation; ne mettre aucun point à la fin des noms pour signaler l'abréviation ( car il vaut mieux mettre une lettre significative plutôt que "gaspiller" un emplacement avec le point ) et laisser un blanc entre chaque nom . Comme toujours, les cordonniers étant les plus mal chaussés, les prénoms de l'auteur de cet article posent un problème d'abréviation : soit François Jean-Baptiste Georges (30 caractères avec les espaces) à abréger en 25 caractères : François Jean Bapt George. Il semble qu'il soit admis que les deux prénoms les plus usuels, Marie et Jean, puissent être abrégés simplement par M. et J. Il faut absolument bannir cette manière de faire car il devient alors impossible de formuler une recherche automatique de ces prénoms à partir d'une simple lettre.

PÈRE du mari

( 20 ) Il est indispensable d'inscrire le patronyme du père et de ne pas l'omettre en admettant que c'est le même nom que celui de l'individu dont on enregistre l'acte. L'orthographe peut en être différente (féminisation des patronymes, tout à fait courante dans le midi ). C'est ensuite un élément de contrôle : il peut arriver que par erreur les noms du père et de la mère soient intervertis; ensuite ce nom est nécessaire pour tout traitement ou liste informatique portant par exemple sur la constitution des familles, ou recherche connaissant le nom du père. Finalement un enfant "naturel" ( comme s'il pouvait exister des enfants artificiels...) pourra porter le nom de sa mère ( c'est à la mode actuellement ) ou le nom du père qui l'a reconnu, ou le nom de sa famille d'adoption, ou un nom arbitraire donné par le curé . Il arrive que l'on ne puisse déterminer quel sera le patronyme effectivement utilisé par l'enfant naturel; aussi il convient de l'enregistrer plusieurs fois sous différents patronymes et à le mentionner dans les remarques; on est ainsi sûr de le retrouver ultérieurement quel que soit le patronyme adopté .

Prénoms du père du mari ( 25 )
MÈRE du mari : ( 20 )
Prénoms de la mère du mari : ( 25 )
NOM de la femme : (20)
Prénoms de la femme : ( 25 )
PÈRE de la femme : (20)
Prénoms du père de la femme : ( 25 )
MÈRE de la femme : (20)
Prénoms de la mère de la femme : ( 25 )

Date grégorienne: ( 10 ) Cette date aura été définie par le concepteur du logiciel en mode « texte » afin d'accepter tous les cas d'exception que la rigidité d'un format « date » rejetterait. Format : JJ.MM.AAAA .; ne pas utiliser comme séparateur la barre de fraction / qui n'est pas normalisée en France. Il n'est pas recommandé de saisir la date en 3 champs séparés. Si d'aucuns veulent néanmoins le faire, il n'est pas très difficile de concaténer pour reconstruire les dates. Le saisisseur devra alors expliquer comment il traite les dates douteuses
Cas particuliers : date partiellement illisible : remplacer la partie manquante par des zéros.
Exemples : 00.00.1753 = en 1753 00.5.1753 = en mai 1753 12.00.1753; Cette manière de faire permet de conserver un classement par date, au moins approximatif. En cas de date douteuse, on explicitera le doute dans les remarques.

Date républicaine: (10 ). Format : j j.mm.aa . Les mois seront abrégés par les 2 premières lettres, sauf fructidor = ft frimaire = fm ventose = vt vendémiaire = vd . Les jours complémentaires seront abrégés  : jc . Exemples : 3.vt.4 ou 03.VT.04 3.jc.5. On assurera la conversion en date grégorienne, et on fera figurer les 2 dates. Référence : (12). On enregistrera soit la cote des registres, soit le n° de la page ou du folio du registre s'il existe . Ceci facilite et accélère grandement la recherche de l'acte lui-même, en particulier pour des registres ouverts tête-bêche, ou remplis dans un ordre fantaisiste!
Paroisse : Cette rubrique n'a d'intérêt que dans une ville ayant plusieurs paroisses. Cette information sera mentionnée dans la référence ci-dessus, éventuellement en abrégé. Lors du traitement informatique (voir plus loin) on regroupera tous les actes d'une ville en une liste unique .

Remarques: ( 50 ) n'y enregistrer que des informations permettant de retrouver plus facilement l'acte concerné. Âge du mari: ( 2 ) Âge de la femme : ( 2 ) cette information n'est pas nécessaire pour retrouver l'acte ; cependant elle bien utile pour permettre un contrôle de cohérence.
Origine du mari: (25) Cette information ne contribue pas à l'identification de l'acte. Mais d'un autre point de vue, c'est une information très intéressante à diffuser aux cercles du lieu d'origine (opération : «  les gens d'ailleurs »). Il ne faut l'enregistrer que si cette origine est différente de celle de la commune étudiée. Le n° du département sera toujours noté, et avant le nom du lieu : par ex. 06 Nice. Origine de la femme : (25 ) idem

Actes notariaux

Relevés pratiquement identiques aux contrats de mariage,

Actes de naissances et de décès

Il convient de n'avoir qu'une seule grille de saisie pour les naissances et les décès. En effet les éléments à relever ont une grande partie commune, et comme dans un très grand nombre de registres, tous ces actes sont à la suite le uns des autres, c'est une grande simplification lors de la saisie, et on élimine en particulier les oublis.

ACTE : (1) N = naissance S = sépulture ou décès (voir codification de "Acte')
NOM : (20)
Prénoms : ( 25 )

Age : ( 4 ) n'est utilisé que pour les décès. 10h= 10 heures 12j = 12 jours 15s = 15 semaines 18m = 18 mois 65a = 65 ans Éviter de mettre des virgules telles que 1,5m.

NOM du père : ( 20 )
Prénoms du père ( 25 )
NOM de la mère (20)
Prénoms de la mère ( 25 )

Date : ( 10 ) Il y a souvent quelques jours de différence entre la date de naissance et la date de baptême; lorsque la date de naissance n'est pas spécifiée dans l'acte de baptême, c'est cette date de baptême qui servira de date de naissance; bien que ceci puisse choquer la rigueur cartésienne, il faut enregistrer la date de baptême et non la date de naissance vraie, même si celle-ci est indiquée : lorsqu'on cherche un acte dans un registre, on le trouve classé à la date de baptême et non à celle de naissance; l'étude ultérieure de cet acte par une personne intéressée, lui permettra d'établir l'exactitude de la naissance; si l'on voulait enregistrer la date de naissance lors du relevé systématique, il serait nécessaire de décrypter à fond l'acte, et d'interpréter les dates, d'où un certain risque d'erreur. Si on constate une grande différence entre les 2 dates, on doit le mentionner dans les remarques; on peut également décider d'enregistrer 2 fois l'acte, à chacune des 2 dates; ceci n'a aucun inconvénient, mais il faut alors le mentionner dans les remarques. Dans le cas de transcription d'actes, l'acte figure à la date de transcription et non à la date de l'événement, aussi il conviendra de l'enregistrer 2 fois .

Date républicaine : ( 10 )

Référence : ( 12 )
Remarques : (40 )
Le mémento de saisie résume toutes ces recommandations

Dénomination des champs (ou rubriques)

Codification du champ ACT ( = type d'acte )

 
N = Naissances ou baptêmes 
M = Mariages ; B = bans 
S = Décès ou sépultures ; E = Épitaphes (cimetières) 
D = Dots ; C = Contrats de mariage ; T = Testaments 
I = Insinuations 
R = recensement

Naissances et décès [Tous les champs doivent être en mode « texte »]
Champs à saisir / Nombre de caractère (total 251)

   ORDRE / 4 [ajouté en fin de saisie pour l'impression dans l'ordre    de la saisie]   
   ACT / 1 [automatique si actes de même nature] 
   NOM / 20 
   PRE / 25 
   AGE / 4 
   ORIG / 25    
   DE / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de »] 
   MODNOMPER / 20 [automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom du père,    saisir un tiret] 
   NOMPER / 20 
   PREPER / 25    
   ET / 2 [fabriqués pour indiquer "et de »].   
   NOMMER / 20 
   PREMER / 25 
   DATEREP(ublicaine) / 10 
   DATEGRE(gorienne) / 10 
   REMARQ / 50 
   REF / 12 

Mariages et Notaires [Tous les champs doivent être en mode «  texte »]
Champs à saisir / Nombre de caractère (total 415)

   ORDRE / 4 [ajouté en fin de saisie pour l'impression dans l'ordre    de la saisie]   
   ACT / 1 [automatique si actes de même nature] 
   NOMMA / 20 
   PREMA / 25 
   AGM / 2    
   DM / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   MODNOMPERMA / 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun    nom du père, saisir un tiret]
   NOMPERMA / 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom du    père, saisir un tiret]
   PREPERMA 25    
   EM / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   NOMMERMA 20 
   PREMERMA 25 
   ORIGMA 25 
   NOMFE 20 
   PREFE 25 
   AGF 2    
   DF / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   MODNOMPERFE 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom    du père, saisir un tiret]
   NOMPERFE 20 
[automatique sauf cas particulier; s'il n'y a aucun nom du père,    saisir un tiret]
   PREPERFE 25    
   EF / 2 [fabriqués pour indiquer « fils ou fille de » &    "et de"]   
   NOMMERFE / 20 
   PREMERFE / 25 
   ORIGFE / 25 
   DATEREP(ublicaine) / 10 
   DATEGRE(gorienne) / 10 
   REMARQ / 50 
   REF / 12

Exemples de fiches de saisie

Modèle de fiche de saisie pour les naissances et les décès

ACT :
NOM :	Prénoms :	Age :
NOM père :	Prénoms père :
NOM mère :	Prénoms mère :
Date :	Daterep :
Origine :
Remarques :
Ref :

Modèle de fiche de saisie pour les mariages

Mari
NOM :	Prénoms :	Age :
NOM père :	Prénoms père :
NOM mère :	Prénoms mère :
Origine :
Femme
NOM :	Prénoms :	Age :
NOM père :	Prénoms père :
NOM mère :	Prénoms mère :
Origine :
Date :	Daterep :
Remarques :
Ref :

Exemples d'impression

Exemple d'impression de naissances Sallagriffon naissances 1668-1842

Auteurs

• Réalisé par R. Anzieu (03/2005) avec la brochure de François Baudelaire (04/2000)
• F. Baudelaire a fait ces recommandations à partir d'expériences de "saisisseurs" et de discussions.
• Document d'origine - http://www.francegenweb.org/fichiers/RSAO6.zip - Zip 35 Ko format RTF - 27 pages
• Relevés systématiques et transcription sur ordinateur des actes anciens Document complémentaire - http://www.francegenweb.org/fichiers/relev%E9s%202.zip Zip 25 Ko Word 14 pages - Edition et impression des RSAO

• Autre cadre homogène pour le relevé réalisé par la FFG http://www.genefede.org/menu.php?mbre=&partie=4&page=83